アイアムビリーバー |

夢想家でも出来たことやったこと

新入社員へ はじめての議事録だけど大丈夫?これならワードが使えないくてもつくれるよ

2702 views

後輩がつくった議事録をみてめまいがした。これを他の部署に見られたらタイヘンだ。正直そう思った。日本語でOK? と聞きたくなるような日本語。

単純に出席しなかった人が、その議事録を見て理解できる? 出席したひとりとして、こんな個人的なメモ同然のものを、議事録として提出して、平気でいられる神経が理解できなかった。

この議事録はレベル的にかなりヤバいよ!と本人に言うと、「わかってます」 と返答があり、なにがわかってますだ。と顔には出さず、わかっていたら普通こんなもん出すか? とモヤモヤしました。

これからはじめての議事録を担当する新入社員には、その場だけを乗り切ればどうでもイイという人間にはなってほしくないです。そんなこんなで、今回は議事録に役立つ便利なサービスをご紹介したいと思います。
 

書き方を教われないなら調べる努力をしろ

ひどい議事録の話ですが、これは手本があるのか? と尋ねたら、前回、Aさんが担当したのを参考にしましたと返ってきた。なんと1番ハードルが低くて、同様にヤバい議事録が手本だったようだ。

議事録の目的よりも、短時間で完成して「自分の仕事を終了させる」ことが目的となっているダメな選択だ。そもそも任された仕事に対する責任ってなんだろう? タイトルが一致している紙キレを1枚提出すればそれでいいのだろうか?

議事録の参考サイトを紹介して、そこで学んでもらって(自分も学べるし)次にもう一度、チャレンジしてもらおうかな。とググッていたら、便利なサービスをみつけてしまいました。

そのサービスを利用して架空の議事録をつくってみたら、超便利だったのでコレは自分が担当する時は必ず利用しようと思いました。

そのサービスが「SIGN(サイン)」です。
 

SIGNというウェブサービスを見つけました

議事録サービスsign
「これからの議事録はブラウザで」 「SIGNはWebブラウザ上で完結できる議事録の作成・共有サービスです」https://svgn.biz/
 
今回、わたしはFacebookのアカウントを利用して、サクッとサービスアカウントを作成しました。
 
議事録サービスsign
 
アカウントの作成方法で、SNSを利用する場合、ボタンを押すと後はパスワードを考えて、利用規約に同意するのチェックボタンを押すだけです。(SNSと連動してメールアドレスが記入状態になっていると思います)
 
議事録サービスsign
 
上記のメールアドレスに、利用登録を完成するためのトークンが送られてきます。
 
議事録サービスsign
 
そのトークンをブラウザの登録フォームにトークンという入力欄があるので、メールからコピペします。これでアカウント完成です。(この画像がなくてスイマセン)

SIGNでつくったものをテキスト出力できる

ウェブ上でつくれる。共有できる。でも、紙で提出する場合はどうするの? それも大丈夫です。テキストで出力することができるんです。
 
でも、そのまま出すのは最低限の情報だと思います。もしできるのであれば、そのテキストをワードにコピペして、ワード上でタイトルや小見出し成形したり、重要な箇所を太字にする色をつけるなど、見る人の頭にすんなりと入るように調整することをオススメします。
 

SIGNで議事録をつくってみた

最初にログインすると使い方を教えてくれます。
 
議事録サービスsign
 
ここは軽く見て、「はじめる」 から、つくってみることにしました。
議事録サービスsign
 
最初にプロジェクトというものをつくります。これは議事録の本体ファイルではありません。プロジェクトは議事録を保管するディレクトリみたいなものです。
 
わたしはろくに説明を見なかったので(ごめんなさい)これが議事録本体なのかと思って、アレアレと悩みながら、画面右上の 「?」マークから操作説明を別窓で開いて、それを見ながら作業しました。
 

議事録サービスsign
プロジェクト一覧の右横の+マークをクリックします。

 

議事録サービスsign
適当なプロジェクト名を入れます。これは議事録名ではなく、議事録を入れるディレクトリ名のようなものです。

 

議事録サービスsign
画面上に登録したプロジェクトが表示されました。

 

最初、これが議事録本体だと思っていました(汗) アレどうやって書くのかな? と悩みながら、1回削除してしまい、再度、プロジェクト作成しなおしました。

テキスト出力したものの1番上にプロジェクト名がくる仕様になっています。ワードなどにコピペして成形しなおす場合、どうでも良いと思いますが、ウェブ上でプロジェクトメンバーと共有する場合は重要になるかもしれません。

プロジェクトをつくった後、いよいよ議事録をつくることになります。
 

議事録サービスsign
議事録一覧の右横の+をクリックします。

 

議事録サービスsign
ここに議事録名を入力します。(Enterで入力されます)

 

議事録サービスsign
日付、時間、場所、参加者、書記という具合にもれなく記入します。それぞれをクリックすると記入フォームが表示されます。

 

議事録サービスsign
日付はクリックするとカレンダーが表示され、クリックするだけで入力することできます。

 

議事録サービスsign
時間は15分刻みのプルダウンメニューで表示され、日付同様、クリックするだけで入力できます。

 

議事録サービスsign
+の横のフォームに文字を入力し議事録をつくっていきます。

 

議事録サービスsign
文字を入力後は、右側にゴミ箱のアイコンが表示されます。ここをクリックすると削除することができます。

 

議事録サービスsign
見出しを追加するには、+ボタンをクリック(議事追加)します。

 

議事録サービスsign
議事追加するとこのように入力フォームが表示されます。

 

議事録サービスsign
インデント削除は、右に寄せたインデントを左に戻す時に利用します。

 

議事録サービスsign
インデントは文章を右にズラすことができます。

 

議事録サービスsign
削除することも簡単にできます。それぞれにショートカットが設定されているのが素晴らしいです。

 

議事録サービスsign
下に追加をクリックすると、現在の行の下に同じように入力することができます。

 

議事録サービスsign
決定タグは、文頭に決定アイコンをつける議事録サービスならではの機能です。

 

議事録サービスsign
文頭に青い決定アイコンが挿入されます。

 

議事録サービスsign
宿題ボタンは、文頭に赤い宿題アイコンを挿入します。

 

議事録サービスsign
重要ボタンは、文頭に黄色い重要アイコンを挿入します。

 

議事録サービスsign
画面右上にあるアイコンリストの中に、テキストファイルに出力があります。

 

議事録サービスsign
操作がわからない時は、アイコンメニューの更に上のクエスチョン?マークをクリックして、FAQ、使い方を見て下さい。

 
使い方が簡単なのでワードで見た目を意識しながら作るよりも、早く骨組みとなるものを作成できる気がしました。

入力していくと画面の左にインデックスがつくられます。
 
議事録サービスsign
 
自動でインデックスが作成され、ウェブ共有して見る時に便利なんだろうなあと思いました。
 
ささっとつくったので、突っ込みどころ満載かもしれませんが、こんな具合に作成することができます。
 
議事録サービスsign
議事録サービスsign
 
議事録サービスsign
 

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

Twitter で