InDesignで宛名の挿し込み印刷をおこないます。Excelで作ったCSVデータをデータ結合です。レイアウト上、横書きで住所を3つに別けるのはイマイチでした。住所を2段にするために、Excelの段階で３つの列を２つにする方法です。

関数で２つにすると文字列ではないので、CSV出力した時に消えてしまうんです。解決したのでその方法を紹介します。マニアック過ぎですが、Excelのテクニックとしても使えるので安心してください。

作りたものと現状の説明

これは完成した画面です。

どういうことかと言いますと、データをいただいた段階で作っていくと、こんな感じになっていました。

なんかイマイチですね（汗）
いただいた住所録が３つに分かれていました。住所１や住所２の文字列が長いことも想定できます。住所３に関しては部屋番号のようです。

今回は、横書きなんですが、住所２や住所３にデータが無いセルもありました。データがあることを前提にレイアウトしますので、住所が３行の場合、その下に名前となり、住所と名前の間に空の行が２行も入ってしまうことになります。

これは見た目が本当にイマイチです。せめて空の行は１行にしたい。

住所２と住所３をExcel上で一緒の列にしたら良いんじゃない！？

ここからはExcelの画面で説明

列Gのセルの中をコピーして、列Fにペーストすれば良いんじゃないの？　ハイそうなんです。でもこれが１万件も２万件もあったらどうします？　腱鞘炎になりますよ！＆給料泥棒かよ！？　こんなことやりたくないです。

列EとFの間に行を追加します。住所２と住所３はそれぞれ列Gと列Hになります。

列Fに列GとHを合体させた内容が入ります。ここで関数「CONCATENATE」を使います。=CONCATENATE(G2,H2)と入れます。

セルF2にコーポなんちゃらカンチャラ1202号室と入りました。もし、なんちゃらカンチャラと1202号室の間にスペースがほしい場合は、セルGの文字の後ろか、Hの文字の頭にスペースを入れると入ります。

利用したいのはF列なんですが、関数と認識されているので、CSVに書き出しするような文字列ではありません。

なんとメモ帳の登場

なんとなくやってみたら？　と心の声が。。。。（本当^^;）

関数で結合したセルの内容をコピーして、メモ帳にペーストします。

そして、メモ帳にペーストした内容を、再度、コピーします。

そして、メモ帳からコピーした内容をExcelにペーストすると、関数の式が消えて文字になりました。これで解決です。後は数千行あろうと、すべての顧客データが数万あろうとこの方法で住所は合体できます。

InDesignでCSVデータを読み込んでみよう

Adobeの製品はアップデートする度に、この起動画面が変わりますね（笑）

データ結合からExcelでCSV書き出ししたデータを選択します。

プレビューにチェック✓を入れて確認します。これで見た目も良くなりました。InDesignでレイアウトに時間をかけるのも手なんですが、元データをレイアウトに合わせて修正してしまうのもアリだと思います。