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Excelで隣のセルと関数で合体した後、そのセルを文字列にする方法

 2016/01/31
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InDesignで宛名の挿し込み印刷をおこないます。Excelで作ったCSVデータをデータ結合です。レイアウト上、横書きで住所を3つに別けるのはイマイチでした。住所を2段にするために、Excelの段階で3つの列を2つにする方法です。

関数で2つにすると文字列ではないので、CSV出力した時に消えてしまうんです。解決したのでその方法を紹介します。マニアック過ぎですが、Excelのテクニックとしても使えるので安心してください。

 

作りたものと現状の説明

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 imgこれは完成した画面です。

 

どういうことかと言いますと、データをいただいた段階で作っていくと、こんな感じになっていました。

住所1.北海道〇〇市◯条◯丁目
住所2.  コーポなんちゃらカンチャラ
住所3.           1202号室
名前. 山田太郎      顧客番号.1

なんかイマイチですね(汗)
いただいた住所録が3つに分かれていました。住所1や住所2の文字列が長いことも想定できます。住所3に関しては部屋番号のようです。

今回は、横書きなんですが、住所2や住所3にデータが無いセルもありました。データがあることを前提にレイアウトしますので、住所が3行の場合、その下に名前となり、住所と名前の間に空の行が2行も入ってしまうことになります。

 

住所1.北海道〇〇市◯条◯丁目
住所2.
住所3.
名前. 山田太郎      顧客番号.1

 

これは見た目が本当にイマイチです。せめて空の行は1行にしたい。

住所2と住所3をExcel上で一緒の列にしたら良いんじゃない!?

住所1 住所2 住所3
1 北海道〇〇市◯条◯丁目 コーポなんちゃらカンチャラ 1202号室
2
3

 

ここからはExcelの画面で説明

Excel img
これはExcelの画面です。

列Gのセルの中をコピーして、列Fにペーストすれば良いんじゃないの? ハイそうなんです。でもこれが1万件も2万件もあったらどうします? 腱鞘炎になりますよ!&給料泥棒かよ!? こんなことやりたくないです。

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
Excelの画面です。

列EとFの間に行を追加します。住所2と住所3はそれぞれ列Gと列Hになります。

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
Excelの画面です。

列Fに列GとHを合体させた内容が入ります。ここで関数「CONCATENATE」を使います。=CONCATENATE(G2,H2)と入れます。

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
Excelの画面です。

セルF2にコーポなんちゃらカンチャラ1202号室と入りました。もし、なんちゃらカンチャラと1202号室の間にスペースがほしい場合は、セルGの文字の後ろか、Hの文字の頭にスペースを入れると入ります。

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
Excelの画面です。

利用したいのはF列なんですが、関数と認識されているので、CSVに書き出しするような文字列ではありません。

なんとメモ帳の登場

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
メモ帳の画面です。

なんとなくやってみたら? と心の声が。。。。(本当^^;)

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
メモ帳の画面です。

関数で結合したセルの内容をコピーして、メモ帳にペーストします。

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
メモ帳の画面です。

そして、メモ帳にペーストした内容を、再度、コピーします。

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img
Excelの画面です。

そして、メモ帳からコピーした内容をExcelにペーストすると、関数の式が消えて文字になりました。これで解決です。後は数千行あろうと、すべての顧客データが数万あろうとこの方法で住所は合体できます。

InDesignでCSVデータを読み込んでみよう

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img

Adobeの製品はアップデートする度に、この起動画面が変わりますね(笑)

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img

データ結合からExcelでCSV書き出ししたデータを選択します。

Excel 隣のセルと関数で合体した後に、文字列にもどす方法 img

プレビューにチェック✓を入れて確認します。これで見た目も良くなりました。InDesignでレイアウトに時間をかけるのも手なんですが、元データをレイアウトに合わせて修正してしまうのもアリだと思います。

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